STATUTS ET RÉGLEMENTS GÉNÉRAUX
JOURNAL LA VIE D’ICI
1. Dispositions générales
1.1 Dénomination sociale
a) Le nom de la corporation est Journal La Vie d’Ici. Le journal prendra la dénomination « la corporation » dans la liste des règlements suivante.
b) La corporation est un organisme à but non lucratif selon la Partie III de la Loi sur les compagnies, enregistrée au registraire des entreprises le 3 septembre 1997 sous le matricule 1147067772.
1.2 Siège social
Le siège social de la corporation est situé à Shipshaw, à l’adresse que le conseil d’administration détermine par résolution.
1.3 Territoire
La corporation dessert la population qui habite sur le territoire de la municipalité de Shipshaw. Chaque résidence reçoit un exemplaire du journal mensuel par la poste et ce gratuitement. Il y a 10 numéros par année de septembre à juin.
1.4 Objets (buts et objectifs)
Les objets pour lesquels la corporation est constituée sont les suivants :
a) Publier un journal pour transmettre aux citoyens de l'information concernant le territoire et ses activités ainsi que l'opinion de ses concitoyens sur l'actualité;
b) Être une entreprise de communication à but non lucratif, à propriété collective et à gestion démocratique, regroupant des personnes intéressées à la création d'un carrefour d'expression populaire pouvant servir de tribune de diffusion de l'information communautaire locale;
c) Doter le district de Shipshaw d’un moyen d'expression, de diffusion et de développement social, culturel, économique et communautaire, et devenir un instrument de participation des citoyens à l'épanouissement de leur milieu.
1.5 Affiliation
La corporation est membre de l’AMECQ (Association des médias écrits communautaires du Québec). Elle paie les frais annuels pour être membre de l’association.
2. Le « membership »
2.1 Catégories de membres
Il y a quatre catégories de membres : les membres individuels résidents, les membres individuels non-résidents, les membres corporatifs et les membres honoraires.
Est membre individuel résident : toute personne intéressée aux buts que poursuit la corporation, qui habite le territoire desservi et qui se conforme aux normes d'admission établies (voir le point 2.2a). Le membre individuel résident a un droit de vote à l’assemblée générale annuelle. Il peut être élu au conseil d’administration ou nommé par ce dernier sur un comité.
Est membre individuel non-résident : toute personne intéressée aux buts que poursuit la corporation qui n’habite pas le territoire desservi, mais qui remplit les conditions d’admission (voir le point 2.2b). Le membre individuel non-résident a un droit de vote à l’assemblée générale annuelle.
Est membre corporatif : toute personne morale intéressée aux buts que poursuit la corporation et se conforme aux normes d'admission établies. Cette dernière peut toutefois se faire représenter au sein de la corporation par une seule personne physique. Le membre corporatif a un droit de vote à l’assemblée générale annuelle.
Est membre honoraire : tout individu ou organisme que la corporation désire honorer d’une manière spéciale, selon les critères établis par le Conseil d’administration et qui sont nommés à ce titre par ce dernier. Le membre honoraire n’a pas droit de vote à l’assemblée générale annuelle. Un membre honoraire ne peut combiner un autre statut de membre.
2.2 Conditions d’admission
Est considéré comme membre, toute personne qui remplit les conditions suivantes :
a) Membre individuel résident
- Acquitter la cotisation demandée pour la carte de membre annuelle.
- Adhérer à la mission du journal;
- Habiter sur le territoire de distribution de la corporation.
b) Membre individuel non-résident
- Acquitter la cotisation demandée pour la carte de membre annuelle.
- Adhérer à la mission du journal;
- Défrayer les frais d’abonnement annuel pour recevoir les journaux de la corporation à l’adresse de son choix par la poste. Les frais d’abonnement sont déterminés par le conseil d’administration par résolution.
c) Membre corporatif
- Acquitter la cotisation demandée pour la carte de membre annuelle.
- Adhérer à la mission du journal;
- Défrayer les frais d’abonnement annuel pour recevoir les journaux de la corporation à l’adresse de son choix par la poste. Les frais d’abonnement sont déterminés par le conseil d’administration par résolution.
d) Membre honoraire
- Membre individuel ou corporatif nommé par le conseil d’administration. Il ne paie aucun frais de carte de membre, mais n’a pas le droit de vote à l’assemblée générale annuelle. Il reçoit gratuitement le journal s’il n’est pas résident du territoire desservi en remerciement de son apport à la corporation.
2.3 Contribution
- La cotisation annuelle doit être versée à la corporation par les membres. Le montant sera alors établi par résolution du conseil d'administration et payable aux périodes déterminées par celui-ci.
- Cette carte de membre peut être achetée lors de la campagne de financement ou tout au long de l’année.
- Les coûts d’abonnement sont établis par résolution du conseil d’administration pour les membres individuels non-résidents et corporatifs.
2.4 Démission
Un membre peut cesser de faire partie de la corporation en donnant au secrétaire du conseil d’administration un avis par écrit. Une telle décision prend alors effet à la date de réception de l’avis écrit au siège social de la corporation. Toutefois, aucune cotisation ne sera remboursée. Seule la partie d’un abonnement pourrait être sujet à un remboursement, selon les modalités prévues par le conseil d’administration.
2.5 Suspension et expulsion d’un membre
Le Conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre, qui, de son avis, enfreint les présents règlements. Cependant, avant de prononcer toute suspension ou expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre recommandée, aviser le dit membre de la date, de l’heure de l’audition de son cas et lui fournir la possibilité de présenter sa défense. Toute suspension ou expulsion d’un membre ne libère pas ce dernier de ses obligations financières à l’égard du journal, y compris le paiement de sa cotisation annuelle, s’il y a lieu.
3. L'assemblée générale des membres
3.1 Rôle de l'assemblée générale
Le rôle de l'assemblée générale des membres est de :
- recevoir le bilan et les états financiers annuels, -élire les administrateurs et -ratifier les règlements généraux, s’il y a lieu.
3.2 Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle de la corporation a lieu dans les quatre mois (120 jours fermes) suivant la fin de l'exercice financier, à la date, l’heure et au lieu déterminés par le conseil d'administration. L’assemblée peut être présidée par le président ou toute autre personne choisie par le conseil d’administration. Un avis de convocation est adressé à tous les membres par le biais de l’édition mensuelle du journal de la corporation qui précède la tenue de l’assemblée générale. Ainsi, tous les membres reçoivent un avis de convocation au moins 10 jours avant l’assemblée.
3.3 Assemblée générale extraordinaire
La présidence seule ou la majorité du conseil d'administration peut, selon les besoins, convoquer une assemblée générale extraordinaire à la date, l’heure et lieu qu'ils ont fixés.
10% des membres peuvent aussi convoquer une Assemblée générale extraordinaire et le conseil d’administration doit à l’intérieur de 21 jours convoquer ladite assemblée. S’il ne le fait pas, les membres peuvent eux-mêmes la convoquer. Les membres doivent produire une demande écrite, signée par les 10% de membres auprès du conseil d’administration. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette réunion. Il est requis de donner un délai de 10 jours aux membres convoqués pour cette réunion.
3.4 Avis de convocation
La présidence convoque l'assemblée générale à toute séance annuelle ou extraordinaire par courrier, télécopieur, courrier électronique ou au moyen d'un avis public au moins cinq jours avant la date prévue. L'avis doit mentionner la date, l'heure, l'endroit et les buts de l'assemblée.
3.5 Quorum
Les membres présents à l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire forment le quorum.
3.6 Vote
À toute assemblée générale, seuls les membres en règle ont le droit de vote. Chaque membre ayant droit à un seul vote. Le vote se fait à main levée à moins qu'un des membres appuyé par la majorité demande un vote secret. Toute question soumise au vote est acceptée ou rejetée à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents. En cas d'égalité des voix exprimées, la présidence de la séance dispose d'un vote prépondérant.
La vérification de l’éligibilité des membres (vérifier les cartes de membres) doit être faite par le président ou le secrétaire avant l’ouverture de l’assemblée. Les membres du conseil d’administration ont droit à un vote chacun. Un membre corporatif ne peut nommer qu’un délégué pour le représenter et voter lors de l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire.
En cas de vote par scrutin secret, le président de l’assemblée doit nommer 1 scrutateur parmi les membres présents pour distribuer et recueillir les bulletins de votes, compiler les résultats et les communiquer au président de la séance.
3.6.2 Qualités de délégués :
tout délégué d’un membre corporatif doit fournir à l’assemblée générale des membres une lettre ou une résolution du membre corporatif qu’il représente qui l’autorise à agir à titre de délégué du membre corporatif.
3.7 Ordre du jour
L'ordre du jour de l’assemblée générale doit contenir au moins les sujets suivants:
a) l'acceptation du procès-verbal et des rapports financiers de la dernière assemblée générale;
b) la présentation du rapport du président;
c) la présentation des états financiers;
d) la ratification des règlements généraux, s’il y a lieu;
e) la ratification des cotisations, s’il y a lieu
f) l'élection des administrateurs.
L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.
3.8 Procédures d’élections
a) L'assemblée générale nomme d'abord un président et un secrétaire d'élection.
b) Les mises en candidature sont faites par recommandation et l'acceptation globale des candidats est appuyée par l'assemblée des membres.
c) Immédiatement après les élections (ou lors de la première réunion du conseil d’administration suivant l’assemblée générale), le conseil d'administration doit élire les dirigeants parmi les membres élus soit le président, le secrétaire, le trésorier et les administrateurs.
4. Le conseil d'administration
4.1.1 Composition
Les affaires de la corporation seront administrées par un conseil d'administration composé de sept membres élus par l'assemblée générale annuelle des membres. Il est composé d’un président, un secrétaire, un trésorier et d’un maximum de quatre administrateurs.
Tout membre en règle sera éligible comme membre du conseil d’administration et pourra remplir de telles fonctions.
4.1.2 Représentation
Seule la présidence du conseil d’administration ou, en l’absence de la présidence, un membre du conseil désigné par le conseil, peuvent représenter la corporation ou faire des déclarations en son nom.
4.1.3 Durée des mandats
a) La durée du mandat des membres du conseil d'administration est de un an;
b) Le renouvellement du conseil d'administration se fait à tous les ans lors de l’assemblée générale annuelle;
c) Tout membre sortant est rééligible;
d) Toute vacance qui survient au sein du conseil d'administration en cours d'exercice financier est comblée par une décision prise par les administrateurs qui demeurent en fonction. L'administrateur ainsi nommé ne peut que terminer le mandat en cours.
4.1.4 Début d'un mandat
Tout membre du conseil d'administration entre en fonction à la clôture de l'assemblée générale au cours de laquelle il a été élu ou dès la réunion du conseil d'administration au cours de laquelle il a été nommé.
4.1.5 Cessation de mandat
Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction tout membre qui remplit l’une des conditions suivantes:
a) présente sa démission par écrit au conseil d'administration;
b) s'absente pendant plus de trois réunions consécutives sans raison valable;
c) décède ou devient inapte;
d) perd ses qualités de membre;
e) est destitué par les membres lors d’une assemblée extraordinaire des membres.
4.2 Pouvoirs et devoirs du conseil d'administration
a) Gérer et administrer les affaires de la corporation en fonction des objets inscrits dans les lettres patentes et des orientations générales de la corporation;
b) Exercer les pouvoirs et accomplir les actes prévus par la loi et les règlements;
c) Former les comités, définir leur mandat, les superviser et les diriger;
d) Surveiller l'exécution des décisions de la corporation;
e) Rendre compte de son mandat et soumettre son rapport d'activité lors de l'assemblée générale annuelle.
5. Les réunions du conseil d'administration
5.1 Le conseil d'administration se réunit à tous les mois (sauf juillet) ou plus souvent s'il le juge à propos.
5.2 Les réunions du conseil d'administration sont tenues à l'endroit désigné par le conseil d'administration.
5.3 Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire, soit à la demande de la présidence, soit à la demande de trois membres du conseil d'administration.
5.4 L'avis de convocation d'une réunion du conseil d'administration peut être verbal ou écrit. Le délai de convocation est d'au moins cinq jours.
5.5 Le quorum est de quatre personnes.
5.6 Toutes les prises de décisions relatives aux questions soumises requièrent la majorité des voix présentes.
6. Les fonctions des dirigeants
6.1 La présidence :
a) préside toutes les réunions du conseil d'administration et celles des membres de la corporation;
b) exerce les pouvoirs que le conseil d'administration lui attribue selon les circonstances;
c) voit à l'exécution des décisions;
d) représente officiellement la corporation;
e) signe les documents officiels de la corporation;
f) collabore avec la trésorerie et le secrétariat sur le plan administratif.
6.2 Le secrétariat :
a) s’assure que les documents légaux et le registre des membres sont à jour et que les procès-verbaux sont conformes;
b) signe les documents avec la présidence pour les engagements de la corporation;
c) exécute toute autre fonction qui lui est attribuée par les règlements ou par le conseil d'administration.
6.3 La trésorerie :
a) est chargée des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité;
b) voit à la tenue d’un relevé précis de l'actif et du passif ainsi que des recettes et dépenses de la corporation, dans un ou des livres prévus à cette fin;
c) présente les états financiers annuels à l'assemblée générale;
d) signe, avec la présidence ou toute autre personne désignée, les chèques et les effets bancaires de la corporation;
e) s'assure du dépôt des deniers de la corporation dans une institution financière déterminée par le conseil d'administration.
7. Les dispositions financières
7.1 Dates de l’exercice
L’exercice financier commence le 1er septembre et se termine le 31 août de l’année suivante.
7.2 Signature des effets bancaires
Tous les chèques et autres effets bancaires de la corporation seront signés par deux des trois personnes suivantes : le président, le trésorier et une personne nommée à cette fin par le conseil d'administration.
7.3 Signature des autres documents
Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d'administration et, sur telle approbation, seront signés par deux des trois personnes suivantes : le président, le trésorier et une personne nommée à cette fin par le conseil d'administration.
7.4 Affaires bancaires
Le conseil d'administration détermine l'institution financière au sein de laquelle la corporation peut effectuer les transactions.
7.5 Livres et comptabilité
Le conseil d’administration fera tenir par le trésorier un ou des livres de comptabilité ou un logiciel comptable dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés, tous les biens détenus, toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes les autres transactions financières de la corporation. Ce ou ces livres ou logiciel, seront ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil d’administration.
8. Les amendements
8.1 Les règlements de la corporation sont :
a) modifiés et adoptés par le conseil d'administration;
b) ratifiés par le vote de la majorité des membres lors d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire;
c) annoncés par un avis de modification indiqué dans l'avis de convocation et dans l'ordre du jour.
9. La dissolution de la corporation
9.1 Vote de dissolution
La corporation ne peut être dissoute que par le vote des deux tiers des membres de la corporation présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet.
9.2 Formalités légales
Si la dissolution est votée, le conseil d'administration doit remplir les formalités prévues par la loi auprès des autorités publiques.
9.3 Liquidation des dettes
En cas de dissolution, les dettes de la corporation sont assumées de la manière décidée par les membres réunis en assemblée générale.
9.4 Distribution des biens
En cas de dissolution ou de liquidation de la corporation, ou lors de la distribution des biens de la corporation, ces derniers seront remis à un organisme communautaire poursuivant des buts similaires à ceux de la corporation ou disposés selon la volonté des membres lors de l’assemblée générale extraordinaire.
10- Politiques internes et éthique
10.1 Politique de neutralité et respect des personnes
La corporation doit adopter une attitude de neutralité de politique dans son code d’éthique journalistique. En tant que journal, la corporation ne prend position pour aucun candidat en particulier à quelque élection que ce soit : fédérale, provinciale, municipale ou scolaire.
La corporation doit garder son indépendance et sa liberté d’agir en tant que journal. La corporation peut accepter à titre informatif pour ses lecteurs, une publicité payée par un candidat, à condition qu’un espace équivalent soit offert aux différents candidats, question d’équité pour chacun.
Ce souci de justice et d’impartialité permet à la corporation d’éviter d’être noyauté par quelques partis ou individus que ce soit. Le journal reste un outil d’information et non un instrument de propagande partisane.
Sur le plan éthique, la corporation se réserve le droit de ne pas publier un article ou une publicité qui attaquerait quelqu’un dans son intégrité ou qui serait méprisant, injurieux ou écrit dans un langage vulgaire ou grossier.
10.2 Politique d’opinion du lecteur
Les propos tenus dans les textes d’opinion publiés dans le journal n’engagent que les auteurs du texte. La corporation se dégage ainsi de toute responsabilité envers les propos tenus par l’auteur.
11. Adoption et signature des règlements
Les présents règlements généraux du Journal La Vie d’Ici de Shipshaw, abrogent tous les règlements généraux antérieurs de la corporation.
Ils ont été adoptés par le quorum des administrateurs lors de la réunion du conseil d’administration du 11 mars 2014.
Les présents règlements seront ratifiés lors de la prochaine assemblée générale des membres.